Conversamos com Tatiana Macaya, Diretora Comercial da Innova Schools. Através de seu testemunho, exploramos como a Darwin AI ajudou a instituição a gerenciar de maneira eficiente um alto volume de leads, melhorar a taxa de conversão e otimizar os recursos da equipe comercial.

Desafios 

Antes de implementar a Darwin AI, um dos principais problemas que enfrentávamos era a quantidade de leads que recebíamos. Estávamos gerenciando entre 30.000 e 40.000 leads, e não contávamos com a equipe nem os recursos suficientes para lidar com esse volume. Tínhamos a opção de contratar um call center externo, mas isso também significava um gasto enorme e uma complexidade operacional maior.

O que precisávamos era de um sistema que nos ajudasse a filtrar esses leads para que os consultores comerciais recebessem apenas os que realmente estavam interessados em nossas escolas. Acontecia que muitos leads buscavam opções de escolas públicas ou em cidades onde não tínhamos presença, o que gerava perda de tempo para os consultores. Claramente, precisávamos de um primeiro filtro que garantisse que os leads que chegavam aos consultores fossem de qualidade.

Resultados

Decidimos implementar a Darwin AI porque não queríamos um chatbot convencional. Nossa preocupação era que, com um chatbot tradicional, os leads percebessem rapidamente que estavam falando com um robô e a experiência não fosse positiva. Queríamos que a conversa fosse o mais orgânica possível, como se realmente estivessem falando com uma pessoa.

A primeira coisa que fizemos foi construir uma matriz de respostas, exatamente como um consultor humano faria com um pai interessado. Além disso, estivemos muito atentos no início, revisando as respostas que a Darwin dava para garantir que fossem adequadas. Esse feedback imediato ajudou muito para que a Darwin aprendesse e melhorasse rapidamente. A equipe da Darwin também foi fundamental, oferecendo feedback constante para otimizar as respostas.

A integração com o HubSpot, que é nosso CRM, foi fundamental. Assim, todo o processo era visível tanto para os consultores quanto para nós. Pudemos classificar os leads: os que a Darwin filtrava, os que ainda estavam por classificar e aqueles que já haviam sido aprovados pelos consultores.

Um dos resultados mais importantes foi a melhoria na taxa de conversão de leads de qualidade. Antes de implementar a Darwin, nossa taxa de conversão era de 30%. Hoje em dia, alcançamos 46%.

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Como é trabalhar com a Darwin AI

Um dos resultados mais importantes foi a melhoria na taxa de conversão de leads de qualidade. Antes de implementar a Darwin, nossa taxa de conversão era de 30%. Hoje em dia, alcançamos 46%. Esse aumento na qualidade dos leads foi fundamental, pois permite que os consultores se concentrem naqueles contatos com maior probabilidade de se tornarem alunos.

Outro aspecto chave foi a capacidade da Darwin de responder rapidamente aos pais e enviar informações visuais, como folders com imagens, o que economiza tempo no processo de conversa e facilita o acesso à informação para os pais.

Expansão futura e possíveis aplicações

Olhando para o futuro, vemos muito potencial na Darwin. Acreditamos que poderia ser muito útil em outras áreas da escola, como os clubes extracurriculares ou as atividades esportivas.

Eu recomendaria a Darwin AI a qualquer diretor comercial que esteja buscando otimizar o tempo e os recursos de sua equipe. Nós operamos em uma rede grande e projetamos expandir ainda mais, por isso ferramentas como a Darwin são essenciais para gerenciar altos volumes de leads sem sacrificar a qualidade. O que mais valorizamos é como a Darwin nos permitiu melhorar nossa eficiência, reduzir custos e oferecer uma melhor experiência aos interessados na Innova Schools.

Sobre a Innova Schools

A Innova Schools é uma rede educacional latino-americana que oferece um modelo educacional de alta qualidade a preços acessíveis. Sua missão é formar estudantes com uma visão global e habilidades para enfrentar os desafios do futuro, através de uma abordagem inovadora baseada no aprendizado ativo e colaborativo. Ao longo dos anos, a Innova Schools conseguiu expandir sua presença para diferentes países da América Latina, incluindo Peru, México, Equador e Colômbia. Seu crescimento constante e a busca por ferramentas que otimizem seus processos comerciais os levaram a implementar a Darwin AI.