Como capacitar seus funcionários para usar um CRM

As plataformas para gerenciar clientes, conhecidas por suas iniciais CRM, têm o potencial de fazer a diferença nas empresas modernas e até se tornarem um indicador de inovação. No entanto, há desafios a superar no momento de levar o treinamento de CRM para funcionários.

Se você está entre os interessados em usar essa tecnologia na sua empresa porque está ciente do impacto que pode ter na sua organização, mas encontrou obstáculos na sua implementação, no seguinte artigo veremos como aplicar estratégias de treinamento de CRM para seus funcionários.

A tecnologia sempre chega para facilitar as coisas e aumentar nossa produtividade. No caso dos CRM, falamos de uma plataforma capaz de revolucionar o trabalho da sua equipe de vendas. Claro, desde que se aprenda a utilizar a tecnologia; daí a importância dos guias de uso de CRM.

Seja que você tenha uma PME ou uma Startup, essa tecnologia é capaz de otimizar seu processo de vendas em todos os seus aspectos. Então, prepare-se, porque no próximo artigo vamos detalhar o que implica a implementação do CRM com a formação necessária que seus funcionários devem ter. Vamos lá!

Por que é importante formar seus funcionários no uso dos CRM?

Estamos vivendo tempos de mudança e não precisamente por causa da mudança climática; estamos vivendo plenamente a Quarta Revolução Industrial, com a Inteligência Artificial à frente. Nesse contexto, estão surgindo ferramentas tecnológicas que permitem automatizar as atividades manuais clássicas de toda empresa.

No caso dos Customer Relationship Management (CRM), qualquer empresa está na capacidade de implementá-los. No entanto, não é uma tarefa fácil, já que a adoção de CRM pelas empresas requer a formação adequada dos funcionários, o que pode ser um verdadeiro desafio.

Muito do trabalho que realizam as equipes de marketing e vendas, para não dizer que "todo o trabalho", é agilizado de forma significativa com o uso do CRM. Trabalhar com dados quentes sobre os novos leads e o comportamento dos clientes em relação aos seus produtos ou serviços traz múltiplos benefícios.

Daí a importância de oferecer cursos de CRM aos funcionários da sua empresa e de levar a sério a formação no uso dessa tecnologia. Embora sua adoção seja um desafio e sua empresa sobreviva se decidir não usá-la, implementá-la na sua empresa refletirá em mais rentabilidade e expansão para sua empresa.

Que desafios enfrentam as empresas para treinar suas equipes no uso de um CRM?

Que uma empresa implemente um CRM em seus processos implica um salto importante na fluidez de seus processos. No entanto, e apesar de existirem ferramentas de treinamento em CRM comprovadas, a implementação continua sendo um desafio. Por que isso acontece? Vamos ver.

• Altos custos. Uma coisa é o custo de aquisição do software propriamente dito, e outra é o custo da implementação do CRM nos funcionários para que o integrem de forma efetiva em seus fluxos diários de trabalho. O investimento em formação e acompanhamento do novo conhecimento se torna o caminho a seguir.
• Integrações pouco eficazes. O que se espera no momento de implementar a nova tecnologia de relação com os clientes é que ela se integre harmoniosamente com as outras plataformas. Quando as integrações falham ou não resultam como o esperado, costuma-se abandonar a nova tecnologia.
• Pura resistência. Esse é o clássico desafio que tudo o que é novo apresenta. Os profissionais das empresas estão acostumados a uma maneira de fazer as coisas, e o novo sempre gera medo e resistência. Por isso, quando se apresenta o desafio de usar uma nova tecnologia, os programas de treinamento são a resposta.

Como implementar um CRM em uma empresa?

Já sabemos que você vai encontrar desafios no momento de implementar um CRM, mas quando chega a hora da adoção do novo software, o melhor é seguir os passos fundamentais. Vamos ver qual é o primeiro passo crítico a ser dado.

Compreender o ciclo de vida dos clientes

Para adotar com sucesso um CRM na sua empresa, é fundamental que você entenda o ciclo de vendas ou as diferentes etapas durante as quais um lead se torna cliente. Este ciclo pode variar em função de cada empresa e seu tipo de produto ou serviço. No entanto, todas compartilham passos.

O ciclo de vendas começa desde que os clientes potenciais são gerados por diversas ações de marketing, para que os responsáveis de vendas deem curso a um processo que, em resumo, seria o seguinte:

• Prospecção ou captação de leads
• Estabelecimento de contato
• Definição do lead
• Persuasão do lead
• Lançamento de oferta
• Responder objeções
• Fechamento da venda

A chave para identificar as etapas do seu funil de vendas é que você possa localizar e gerar as métricas que permitam avaliar o desempenho da equipe em cada etapa. Ao ter claras as etapas do ciclo de vendas, você poderá adotar e aproveitar melhor as funcionalidades que o CRM oferece.

Mais passos para garantir uma adoção bem-sucedida do CRM na sua empresa

Defina os objetivos que seguem seus principais indicadores

Você já sabe quais são as necessidades no momento de implementar um CRM, agora é hora de analisar os dados e outros detalhes que permitirão sustentar a implementação. Ou seja, nesta etapa você deverá executar, medir, planejar e voltar a executar.

Adaptação do CRM às suas necessidades

Neste ponto, as necessidades e prioridades da sua empresa devem estar totalmente claras, já que a ideia é que o CRM otimize os processos da sua empresa e a faça crescer. Apesar de o CRM ser completo, a ideia é que você o adapte às suas necessidades concretas; por exemplo, com as integrações correspondentes.

Realize testes antes da implementação

Uma vez realizadas as integrações com aplicativos que você já estava usando na sua empresa, e uma vez completadas as migrações que tenham ocorrido, é o momento de começar com os testes no ambiente do CRM. Verifique se cumpre com os requisitos, e procure testar componentes como:

• Migração de dados
• Contatos
• Relatórios e formulários
• Funis e sua gestão
• Automatizações e integrações

Programas de treinamento em CRM para seus funcionários

Os programas de treinamento para a implementação bem-sucedida do seu CRM serão outra das chaves transversais do processo. Nesta parte, envolver, preparar e ouvir seus funcionários será de vital importância. Existem alguns papéis a desempenhar durante a implementação.

• O papel do defensor. Serão os responsáveis por comunicar a importância do CRM à equipe. A ideia é que estejam treinados para educar os funcionários nas vantagens que a ferramenta oferece e todas as possibilidades que oferece.
• Especialista em migração. Este é o responsável por realizar uma migração efetiva e bem-sucedida dos dados para a nova plataforma. O ideal é que ambos os papéis trabalhem conjuntamente para superar os desafios habituais que a implementação de um CRM acarreta.

Neste ponto, você já estará em plena implementação do software e todos os seus componentes. E como você envolveu sua equipe desde o início e se preocupou com sua formação, os obstáculos que possam surgir serão superados com maior facilidade.

Melhore a implementação do CRM incorporando o poder da IA

Embora um CRM já implique uma aceleração e otimização do trabalho da sua equipe de vendas, no momento da implementação você também pode contar com o poder da Inteligência Artificial Darwin para completar os dados do CRM e desfrutar de integrações automáticas com CRMs conhecidos como Zoho, Salesforce e Hubspot.

A opção de combinar todo o poder de um CRM com a inteligência artificial pode potencializar, e até mesmo motivar, a adoção e a implementação bem-sucedida do novo software na sua empresa; lembre-se de que também pode levar a interação com os clientes a outro nível de eficiência.

Como você viu, um dos aspectos que dificultam a implementação dos CRM são as falhas que ocorrem no momento das integrações. E com a ajuda da IA, você pode automatizar também o processo de integrações. Ou seja, estamos falando de um CRM com superpoderes.

CRM com IA, uma combinação poderosa

Dessa forma, ao combinar seu Customer Relationship Management com as qualidades da IA Darwin, você estará facilitando a implementação do mais avançado em tecnologia de interação com clientes e, em geral, potencializando todo o processo de vendas na sua empresa.

Lembre-se de que uma coisa é interagir com seus possíveis clientes seguindo sua intuição ou alguns dados escassos, e outra muito diferente é fazê-lo depois de receber os resultados das análises exaustivas realizadas pelo seu CRM potencializado por ferramentas de IA. Com essa combinação, você se destacará:

• Analisando vendas. Ao identificar rapidamente os padrões que levaram a vendas efetivas, será questão de replicar os processos e até melhorar os mesmos.
• Analisando interações. Não se trata apenas de interação, mas também da análise dessas interações para otimizar a conversa e encontrar novas possibilidades de negócios.

Com essa tecnologia, você pode antecipar as necessidades e desejos de seus clientes potenciais e atuais, maravilhar-se com as informações que pode fornecer em tempo real e automatizar muitas de suas tarefas; é o sonho tecnológico realizado.

Pule para o próximo nível combinando seu CRM com IA

Você já viu: usar essa tecnologia e adicionar os poderes da IA é como combinar magia com esteroides. No entanto, o processo de impulsionar um processo de onboarding de CRM com os funcionários é crucial para uma adoção efetiva da tecnologia por parte da empresa.

Pronto para surfar na onda da nova era tecnológica? Toda mudança implica desafios e a superação de obstáculos, e neste caso vale a pena fazer os esforços necessários para levar sua empresa e o relacionamento com seus clientes a um nível superior de eficiência e qualidade.