Asistente virtual: La guía definitiva para agilizar tus tareas 👀

Los asistentes virtuales son agentes de software IA, que ayudan a los sistemas informaticos, respondiendo solicitudes y realizando tareas con funciones especiales de asistente personal. El asunto va de esta manera: dices algo, el asistente escucha y procesa la información, la interpreta y responde de una manera lógica.

Algo que hace parte de estos asistentes es la IA que parece algo de ficción científica, pero ya está en nuestro día a día. Tanto así, que viene cambiando la forma en que muchas empresas invierten en tecnología para facilitar el trabajo y aquellas tareas repetitivas.

Definiendo al Asistente Virtual de IA 🖥️ 💿

Una definición de asistente virtual, pero dicha de una forma menos complicada, es como decir que: “Hay una IA actuando junto a una persona”. Puede ser un programa de software desarrollado para ayudar con las diversas tareas a cualquier usuario, pero donde las tecnologías avanzadas son protagonistas.

Algunas cosas que podemos decir de ellos es que al escuchar tu voz pueden aprender el lenguaje humano, porque la reconocen, gracias a la tecnología de IA. Aquí vamos a explicar de manera específica qué son los asistentes de IA, facilitaremos una definición amplia de estos, cómo ayudan, y sus ventajas.

Una definición y una vista general

Un asistente de Inteligencia Artificial es un colaborador digital desarrollado con tecnologías de IA capaz de comprender y ayudar a una personas con determinadas tareas. Los vimos como una idea aterradora, como Skynet, sin embargo, hoy se han convertido en un excelente aliado para agilizar esas rutinas laborales.

Llegaron para hacerte la vida más fácil, por eso no resulta extraño que las empresas hagan fuertes inversiones en IA para mejorar mucho más su productividad. Déjame demostrarte la popularidad de esta herramienta, y cómo sigue siendo una decisión para los próximos años, continúa leyendo este contenido y entérate.

Cómo intervienen los asistentes virtuales de IA

Siempre hemos imaginado un robot con personalidad propia, pero la IA puede definirse como la capacidad de que las máquinas aparenten el razonamiento humano. Haciéndoles entender la información para que puedan usarla en su toma de decisiones y resolver situaciones como lo haríamos lo seres humanos.

Un ejemplo ya clasío, es el ajedrez, donde se necesita un razonamiento lógico y siempre es utilizada para demostrar la capacidad de aprendizaje IA. Por cierto, ¿sabías que AlphaZero, aprendió a jugar ajedrez por sí solo en pocas horas y terminó derrotando a Stockfish, el campeón del mundo virtual?

Ventajas de los asistentes virtuales

Es un secreto divulgado que estos asistentes de IA son eficaces herramientas capaces de elevar la productividad y la eficiencia, pero a la par son ideales para:

•         Gestión del tiempo

Estos interesantes asistentes ayudan a una persona a agendar citas, implementar cronogramas, gestionar calendarios, economizando tiempo e impidiendo conflictos entre programas.

• Comercio y marketing

¿Sabes cómo el anuncio correcto aparece cuando lo buscas? No se trata de suerte, es la IA implementada y usada por un asistente virtual. Esta, analiza tu información de navegación y sabe qué productos prefieres, qué sitios de compras frecuentas, nada de esto ocurre por coincidencia.

• Medicina

La formación de diagnósticos y los médicos especialistas cuentan con la ayuda de IA y machine learning, cuando agregas datos y resultados de pruebas anteriores. La IA es capaz de realizar diagnósticos precisos por sí sola.

• Asistentes virtuales

Hay algunos asistentes que ya son clásicos, pero, más que responder tus preguntas y ejecutar algunas acciones, la IA está presente en muchas aplicaciones desde hace tiempo. Google Maps, por ejemplo, facilita el día a día, combinando diferentes datos introducidos por personas para analizar la ruta más adecuada.

• Seguridad

El reconocimiento facial, de voz o monitoreo de cámaras de seguridad, hoy ayuda a los especialistas en seguridad, la IA, garantizando nuestra protección.

• Ciberseguridad

La seguridad es un asunto del mundo real, se sabe que ha habido un incremento de los ciberataques por el crecimiento de la oficina en casa. En este mundo cada vez más interconectado es esencial el uso de la IA para proteger nuestra seguridad con procesos que ayuden a la responsabilidad humana.

Es así como la IA permite que se tenga una respuesta inmediata, con menos errores y que ayude a la empresa en acciones más estratégicas. En Darwin Ai podemos asesorarte con mayor información, tómate unos minutos y llámanos.

• Transporte

Conocer la ruta del autobús, dónde está y qué camino debes tomar para llegar a tu destino, depende en mucho de técnicas de inteligencia artificial. El sistema de control de tráfico de muchas empresas depende de gente que se ayuda con la IA para aumentar la eficiencia y la seguridad.

El uso de asistentes virtuales que se auxilian de la IA hace que cálculos complejos sean más sencillos al momento de determinar rutas de autobuses. La logística empleada para transportar y entregar mercancías, por ejemplo, es más simple para los empleados que están a cargo, especialmente para aquellos productos perecederos.

• Servicio

Los chatbots son una de las principales herramientas para el servicio y la interrelación con el usuario, por eso se confía en el machine learning. Al igual que el deep learning, estos lucen más naturales, optimizando los servicios y la vida de los clientes, con elevadas tasas de asertividad.

¿Por qué necesitas un asistente virtual?

Un asistente ayuda a gestionar el tiempo y el día a día, programa reuniones, puede recibir correspondencia y actualizar información para hacer tareas más importantes. Instalar un asistente virtual es la posibilidad que brindas a tus empleados de interactuar con otras plataformas en línea, para hacer más tolerable la jornada laboral.

En otras palabras, tu asistente virtual puede acoplarse con otros componentes, mientras los empleados atienden situaciones puntuales como el marketing automático o plataformas CRM. Puede ayudar con determinadas inquietudes y dar respuestas instantáneas 24/7, asesorar sobre soporte técnico y ofrecer vigilancia a la empresa de manera contínua.

No tendrás ataduras a horarios complicados, especialmente cuando comercias con empresas en diferentes zonas horarias, porque tus empleados pueden descargar esta responsabilidad en su asistente. Adquirir uno es perfeccionar la eficiencia, mientras reduces los costos de operaciones, atiendes a los clientes del otro lado del planeta.

Tendrás a otros empleados ubicados en trabajos más complejos y estratégicos, además, evitas perder clientes por una cuestión de horarios. También garantizas una mayor precisión en cada producto, y en esto se basa Darwin Ai para insistir en que debemos contar con un asistente virtual.

Funcionalidades que optimizan tus tareas 👷

Los asistentes virtuales ejecutan funciones que perfeccionan cada jornada y mejoran cualquier procedimiento que pueda mecanizarse, para economizar tiempo, esfuerzo y dinero. En un asistente se pueden descargar los servicios de citas o alarmas automáticas, automatizar algunas tareas e interactuar con otros software y servicios.

Tus empleados pueden sobresalir en su trabajo con un asistente virtual porque tienen la disposición para apresurar y sintetizar una jornada de trabajo. Con uno de estos asistentes, mejoras cualquier tarea de repetición constante, porque aprenden y conocen casi perfectamente la empresa por dentro.

Integración y sincronización de un asistente virtual con otras herramientas

La integración y sincronización de los asistentes virtuales con otras herramientas agiliza todo el trabajo y permite la ejecución de cada tarea con menos recursos. Logran integrarse con facilidad a oros asistentes supervisados por personas, a muchas aplicaciones, a correos electrónicos y a plataformas electrónicas usadas en el trabajo.

Cuando se sincroniza un asistente virtual, este puede ayudar a los empleados actualizando información de usuarios, servicios, inventarios, y muchas cosas más en tiempo real. Estando sincronizado puede dar respuestas, anticipándose a las personas, obedecer instrucciones de los usuarios y optimizar los procesos de venta y cobranzas, por ejemplo.

También pueden dar recomendaciones o hacer sugerencias en tiempo real, así que al momento de seleccionar un proveedor debes considerar la capacidad de integración y compatibilidad. Un asistente que pueda sincronizarse con las herramientas manejadas por tus empleados, te ofrecerá mayor eficiencia, y facilitará la incorporación de otras tecnologías en tu oficina.

Protección y privacidad de los asistentes virtuales

Si piensas implementar asistentes virtuales, recuerda que la seguridad y privacidad es esencial para garantizar el resguardo de datos y la información sensible. Es indispensable que cumplas con la normativa legal vigente y que dispongas de proveedores confiables que garanticen soluciones convincentes y sólidas.

Para garantizar la seguridad en tu empresa, siempre recomendaremos elegir asistentes que dispongan de protocolos de encriptación para protección de la información transferida y almacenada. Siempre será importante que cada sistema cumpla con mecanismos de seguridad reconocidos, además del cumplimiento de cualquier Reglamento General de Protección de Datos.

Esta privacidad empresarial debe involucrar el control sobre toda la información y los datos que se compartan con el asistente virtual. Es fundamental que exista la garantía de que la información que se recopile solo será usada con fines específicos y que no serán compartidos con terceros.

Asimismo, debe contar con políticas de retención de datos que sean claras y transparentes, que debes hacer públicas y tenerlas al alcance de todos. Cuando elijas el proveedor, te aconsejamos averiguar sobre su reputación y trayectoria en esta materia, pide referencias y ve las opiniones de sus clientes.

Guía de uso de asistentes virtuales

Luego de haber hecho la mejor selección, es bueno disponer de una guía de uso de asistentes virtuales, a los fines de aprovechar su potencial. Entre las recomendaciones más prácticas que podemos darte, están las siguientes:

• Conoce los comandos y funciones primordiales:

Date tiempo para explorar y poder familiarizarte con los comandos y las funciones que brinda tu asistente virtual. Es el secreto para hacer tareas más veloces y con una mayor eficiencia, recuerda, este será el mejor ayudante de tus empleados.

• Personaliza tu experiencia:

Conoce la configuración de tu asistente virtual, las preferencias y ajustes dependiendo de tus necesidades y particularidades. Debes escoger el idioma de preferencia, configurar recordatorios y alarmas, y personalizar cualquier respuesta, así como la voz del asistente, ante la ausencia de empleados.

• Actualiza constantemente el software:

Debes asegurarte de mantener siempre la versión del software del asistente más actualizada, debiendo encargar de esto al empleado con más conocimientos tecnológicos. Estas actualizaciones acostumbran agregar mejoras en la usabilidad, otras funciones, además de las correcciones de errores anteriores.

• Practica las integraciones:

Practica las posibilidades de integración con otras Apps y servicios, por ejemplo, sincroniza el calendario o tu lista de tareas con tu asistente y simplifica cualquier gestión de tu día laboral.

• Protege tu privacidad:

Debes asegurarte de implementar las mejores condiciones de seguridad y privacidad cada vez que tus empleados usen el asistente, incluye contraseñas seguras, y verificación en dos pasos. También es conveniente que hagas revisar con bastante regularidad la configuración de privacidad, recuerda que se trata de un asistente virtual.

Usar un asistente que ayude a tus empleados, definitivamente va a mejorar tu rendimiento laboral y facilitará las tareas diarias. Pero es importante considerar tus necesidades específicas para asegurarte de escoger el asistente más adecuado para ti.

Aplicaciones adicionales de los asistentes virtuales

Los asistentes virtuales tienen una enorme variedad de aplicaciones con las que se pueden integrar y trabajar en armonía. Mientras la IA y las técnicas del procesamiento del lenguaje natural sigan avanzando, es seguro que las capacidades de estos se expandirán mucho más.

Hay una serie de aplicaciones adicionales de los asistentes virtuales que son muy importantes, y entre estas, podríamos incluir las siguientes:

• Asistentes virtuales en el área de la salud:

Estos asistentes podrían ser utilizados para ayudar a los profesionales de la salud a atender al paciente, brindando información y respuestas a preguntas frecuentes rápidamente y con precisión.

• Asistentes virtuales en el área educativa:

Hay asistentes que podrían ser usados como herramientas para apoyar el aprendizaje, al proporcionar explicaciones y respuestas a consultas de los estudiantes.

• Asistentes virtuales para la atención al usuario:

La atención de consultas y brindar asistencia a los clientes de empresas y servicios, podría mejorar la eficiencia en la atención al usuario, implementando el uso de un asistente virtual.

• Asistentes virtuales en el hogar:

Los asistentes pueden integrarse a los sistemas de los conocidos “hogares inteligentes”, y permitir que los usuarios controlen dispositivos y hacer tareas usando comandos de voz.

Es un hecho, los avances en la IA conversacional y del procesamiento del lenguaje natural vienen impulsando el futuro de los asistentes virtuales. Son tecnologías de ayuda a humanos que están mejorando las capacidades para dar respuesta a las necesidades de los usuarios con mayor precisión y eficiencia.