Hablamos con Tatiana Macaya, Directora Comercial de Innova Schools. A través de su testimonio, exploramos cómo Darwin AI ayudó a la institución a gestionar de manera eficiente un alto volumen de leads, mejorar la tasa de conversión y optimizar los recursos del equipo comercial.
Antes de implementar Darwin AI, uno de los principales problemas que enfrentábamos era la cantidad de leads que recibíamos.
Estábamos gestionando entre 30,000 y 40,000 leads, y no contábamos con el equipo ni los recursos suficientes para manejar ese volumen. Teníamos la opción de contratar un call center externo, pero eso también significaba un gasto enorme y una complejidad operativa mayor.
Lo que necesitábamos era un sistema que nos ayudara a filtrar estos leads para que los asesores comerciales solo recibieran los que realmente estaban interesados en nuestros colegios.
Nos sucedía que muchos leads buscaban opciones de colegios públicos o en ciudades donde no teníamos presencia, lo que generaba pérdida de tiempo para los asesores. Claramente, necesitábamos un primer filtro que nos asegurara que los leads que llegaban a los asesores fueran de calidad.
Decidimos implementar Darwin AI porque no queríamos un chatbot convencional. Nuestra preocupación era que, con un chatbot tradicional, los leads se dieran cuenta rápidamente de que estaban hablando con un robot y la experiencia no fuera positiva.
Queríamos que la conversación fuera lo más orgánica posible, como si realmente estuvieran hablando con una persona.
Lo primero que hicimos fue construir una matriz de respuestas, tal como lo haría un asesor humano con un padre interesado.
Además, estuvimos muy pendientes al inicio, revisando las respuestas que Darwin daba para asegurarnos de que fueran adecuadas. Esta retroalimentación inmediata ayudó mucho a que Darwin aprendiera y mejorara rápidamente. El equipo de Darwin también fue clave, activando feedback constante para optimizar las respuestas.
La integración con HubSpot, que es nuestro CRM, fue fundamental. Así, todo el proceso era visible tanto para los asesores como para nosotros. Pudimos clasificar los leads: los que Darwin filtraba, los que aún estaban por clasificar y aquellos que ya habían sido aprobados por los asesores.
Uno de los resultados más importantes fue la mejora en la tasa de conversión de leads de calidad. Antes de implementar Darwin, estaba 30%. Hoy en día, hemos alcanzado un 46%
Uno de los resultados más importantes fue la mejora en la tasa de conversión de leads de calidad. Antes de implementar Darwin, nuestra tasa de conversión estaba en un 30%. Hoy en día, hemos alcanzado un 46%. Este aumento en la calidad de los leads ha sido fundamental, ya que permite a los asesores concentrarse en aquellos contactos con mayor probabilidad de convertirse en estudiantes.
Otro aspecto clave fue la capacidad de Darwin para responder rápidamente a los padres y enviar información visual, como brochures con imágenes, lo que ahorra tiempo en el proceso de conversación y facilita el acceso a la información para los padres.
Mirando hacia el futuro, vemos mucho potencial en Darwin. Creemos que podría ser muy útil en otras áreas de la escuela, como los clubes extracurriculares o las actividades deportivas.
Recomendaría Darwin AI a cualquier director comercial que esté buscando optimizar el tiempo y los recursos de su equipo. Nosotros operamos en una red grande y proyectamos expandirnos aún más, por lo que herramientas como Darwin son esenciales para gestionar volúmenes altos de leads sin sacrificar la calidad.
Lo que más valoramos es cómo Darwin nos ha permitido mejorar nuestra eficiencia, reducir costos y ofrecer una mejor experiencia a los interesados en Innova Schools.
Innova Schools es una red educativa latinoamericana que ofrece un modelo educativo de alta calidad a precios accesibles. Su misión es formar estudiantes con una visión global y habilidades para enfrentar los retos del futuro, mediante un enfoque innovador basado en el aprendizaje activo y colaborativo.
A lo largo de los años, Innova Schools ha logrado expandir su presencia a diferentes países de Latinoamérica, incluyendo Perú, México, Ecuador y Colombia.
Su crecimiento constante y la búsqueda de herramientas que optimicen sus procesos comerciales los llevaron a implementar Darwin AI.