¿Cómo reducir costos con IA?

Reducir costos con AI en el mundo empresarial es un asunto prioritario actualmente para todas las organizaciones que buscan mejorar su rendimiento productivo. Pues se trata esta de una tecnología útil para lograr dicho objetivo, permitiéndoles a aquellas la optimización de recursos. Ello mientras reduce los errores derivados mediante la automatización de operaciones repetitivas.

Al delegar las labores rutinarias a los instrumentos de AI, los trabajadores podrían dedicarse a actividades estratégicas para favorecer a la productividad e innovación. Desde analizar datos, hasta personalizar la experiencia del cliente, la AI ofrece oportunidades para suprimir costos. Y lo mejor es que lo hace sin arriesgar la calidad del servicio, tal como verás enseguida.

PYMES: Reducir costos con IA

Entre los beneficios más destacados de reducir costos con AI cuenta su capacidad para automatizar tareas repetitivas y tediosas. Esto facilita a las empresas optimizar su tiempo y otros recursos al lograr:

•       Automatizar procesos manuales. Elimina ciertas necesidades de intervención humana en asuntos rutinarios, tales como la gestión de inventarios, ofrecer atención al cliente o de contabilidad básica.
•       Prevención de errores humanos. Los algoritmos de IA son capaces de analizar gran cantidad de datos con destacada precisión, minimizando errores y favoreciendo la toma de decisiones.

También permite mejorar la productividad al liberar a los empleados de tareas repetitivas. Pues las empresas pueden enfocarse en actividades estratégicas de mayor valor, potenciando su productividad global.

PYMES y automatización

Para las PYMES, los sistemas automatizados representan una necesidad competitiva. La tecnología posibilita a estas empresas reducir costos con AI y competir en iguales condiciones con actores más grandes, pudiendo beneficiarse de la IA en:

•       Marketing automatizado. Herramientas basadas en IA que envían las campañas de marketing de correo electrónico personalizadas o gestionar redes sociales de manera automática, mejorando tiempo y recursos.
•       Atención al usuario. Los chatbots impulsados por IA pueden trabajar 24/7, minimizando la carga del equipo humano y perfeccionando la experiencia del cliente.
•       Mantenimiento predictivo.  Para las empresas que operan con equipos y maquinarias, la IA puede anticipar cuándo realizar el debido mantenimiento para evitar averías costosas.

Como puedes ver, es posible reducir costos con IA (operativos) y aumentar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

IA en pequeñas empresas

Las empresas pequeñas pueden beneficiarse de la IA sin tener que efectuar inversiones costosas. Debido a la accesibilidad de las herramientas basadas en la nube y las soluciones a medida, todo negocio puede integrar la IA a sus operaciones.

Desde optimizar inventarios, hasta personalizar la experiencia del cliente, las pequeñas empresas se hacen más competitivas y ágiles al reducir costos con AI. Hoy en día, el uso de la IA, además de asequible, también facilita un retorno de inversión (ROI) alto.

Al automatizar los procesos rutinarios, las empresas están en capacidad de reducir notablemente sus costos operativos. Así también pueden optimizar la gestión del tiempo y de toma de decisiones.

Reducción de costos con inteligencia artificial

La IA cuenta con un potencial para generar ahorros en distintas áreas, entre las que podemos referir:

•       Recursos humanos. Aquí puede ayudar a identificar los candidatos acordes a cada puesto de trabajo, minimizando el tiempo y el costo de contratación.
•       Optimización de precios. Contando con algoritmos especiales, es capaz de analizar patrones de compra y de comportamiento de mercado. De esta forma, ajusta precios en tiempo real, maximizando los ingresos al reducir costos con AI.

Al analizar datos, facilita a las empresas tomar decisiones informadas respecto de ventas, inventarios, y estrategias del mercado.

5 ejemplos de IA para PYMES

Muchos son los ejemplos para reducir costos con AI, sin embargo, seguidamente abordaremos algunos de los más destacados.

1.   Chatbots de atención al cliente

Herramientas como Tidio o LivePerson facilitan a las empresas atender al cliente, proporcionándole respuestas inmediatas y personalizadas. Ello sin necesidad de empleados que estén disponibles durante las 24 horas.

2.   Marketing digital automatizado

Plataformas como Mailchimp o HubSpot emplean IA para el análisis del comportamiento del consumidor y enviar mensajes de mercadeo personalizados. Esto potencia la conversación y minimiza el tiempo invertido en campañas.

3.   Contabilidad automatizada

Instrumentos como QuickBooks emplean IA para la gestión de contabilidad empresarial, desde crear automáticamente informes financieros hasta categorizar transacciones, minimizando tiempo y errores.

4.   Gestión de inventarios

Elementos como Zoho Inventory facilitan a las PYMES la gestión de sus inventarios eficientemente, pronosticando la demanda y perfeccionando el stock disponible.

5.   Gestión de agendas y reuniones

Herramientas como Darwin AI se valen de algoritmos complejos para la programación de reuniones automáticamente, optimizando horarios disponibles correspondientes tanto a clientes como a empleados. De esta forma ahorra tiempo, errores y conflictos de programación.

Además, como propuesta de valor de Darwin AI para reducir costos con AI también cuenta su integración fluida con otros sistemas empresariales. Esto permite una satisfacción del usuario más cohesiva y eficaz al combinar el manejo del código NPL y la inteligencia artificial. Y es que Darwin no solo gestiona agendas, ya que igualmente interactúa de manera personalizada con los clientes.

Inteligencia artificial en la gestión de recursos

Una gestión eficiente sobre los recursos humanos y materiales resulta indispensable para el éxito en toda empresa. En ese sentido, la IA ha dado muestra de resultar oportuna. Mediante algoritmos avanzados y un acto de análisis predictivo, esta tecnología puede:

•       Optimizar la asignación de recursos. Analiza grandes volúmenes de datos referentes a la demanda, a inventarios disponibles y al rendimiento de los trabajadores. Esto la hace capaz de recomendar cómo distribuir recursos para maximizar la eficiencia y la rentabilidad.
•       Gestión del personal. La IA puede optimizar las planificaciones referentes al personal, previendo ausencias y gestionando la rotación de empleados. Por ello es ideal para reducir costos asociados con la gestión de recursos humanos.

El mantenimiento predictivo también suma en aquellas empresas que dependen de equipos y maquinarias. Pues la IA, mediante el lenguaje natural (NLP) es capaz de predecir cuándo debe realizarse mantenimiento preventivo para evitar costosas averías y paradas abruptas.

¿Cómo usar la IA para reducir costos en PYMES?

Las PYMES son capaces de reducir costos con AI sobre asuntos relacionados con distintas áreas, lo cual les posibilita ser más competitivas. Entre sus estrategias clave cuentan:

•       Automatizar actos repetitivos. Aborda tareas que consumen tiempo y recursos, como entrada de datos, procesamiento de facturas y gestión de inventarios. Esto reduce la necesidad de personal adicional y minimiza errores.
•       Optimizar el marketing digital. Esta tecnología puede analizar la conducta de los usuarios para automatizar las campañas de publicidad altamente segmentadas, lo cual mejora el retorno de inversión.

Finalmente, ciertos algoritmos de IA permiten a las empresas identificar áreas en las cuales pierden recursos por deficiencias operativas o gastos innecesarios. Luego ofrecen soluciones personalizadas para potenciar la rentabilidad.

Inteligencia artificial en la atención al cliente

Entre los mayores impactos de la IA en PYMES cuenta la atención al cliente. Implementar herramientas basadas en IA como chatbots y asistentes virtuales permiten a las empresas mejorar la experiencia del usuario y reducir costos.

1.   Chatbots inteligentes

Permiten que las empresas gestionen consultas de usuarios las 24 horas del día, y sin personal humano, ideales al buscar reducir costos con AI. Estas herramientas podrían responder inquietudes frecuentes, pero también aprender del comportamiento de los usuarios para aportar respuestas cada día más precisas y personalizadas.

2.   Atención omnicanal

La IA es capaz de integrarse con múltiples canales de comunicación para ofrecer una experiencia de atención al cliente eficiente y coherente. Esto minimiza la carga sobre equipos de trato al usuario y potencia los resultados derivados.

3.   Resolución automática de problemas

La IA tiene capacidad para analizar inquietudes y hacer redirecciones automáticas de los casos más complejos hacia el agente humano adecuado. Así se logra reducir costos con AI y mejorar la velocidad y eficiencia del servicio.

Automatización de procesos empresariales con IA

El automatizado de procesos con IA está generando un mayor impacto respecto a la reducción de costos. Las PYMES, al aplicar IA en la automatización de sus procesos empresariales, logran beneficios que veremos enseguida.

1.   Automatizar el flujo de trabajo

Esto permite a las empresas lograr flujos de trabajo automáticos y capaces de conectar distintas aplicaciones y sistemas. De esta forma se suprime toda necesidad de intervención humana en tareas como actualizar datos, envío de correos electrónicos y hasta generar informes.

2.   Gestiona la cadena de suministro

Es capaz de optimizar la cadena de suministro, valiéndose del análisis de patrones de compra. También hace predicciones de demanda y sugerencias sobre cuándo efectuar pedidos o realizar ajustes de precio. Esto permite reducir costos con AI de almacenaje y evitar inventarios excesivos.

3.   Facturar y contabilizar automáticamente

Al automatizar el proceso de facturación, de conciliación bancaria y de reportes financieros se reduce el tiempo necesario para esta tarea. Igualmente, son minimizados los errores contables capaces de incidir en los costos para la empresa.

Reducción de costos operativos con IA

Al valerse de IA en sus operaciones, los negocios aumentan la productividad y reducen gastos en áreas como las que abordaremos enseguida.

1.   Automatizar tareas repetitivas

Al automatizar labores repetitivas como procesar datos y respuestas a preguntas frecuentes del usuario, se reduce la necesidad de personal. Esto ahorra tiempo y dinero, lo cual optimiza los resultados productivos y financieros de la empresa.

2.   Optimización de la cadena de suministro

Valiéndose de la IA, las PYMES son capaces de gestionar eficientemente sus inventarios, anticipando la demanda de productos y ajustando el stock en tiempo real. Esto es idóneo para reducir costos con AI de almacenamiento y evita la sobreproducción o escasez de los productos.

De tal forma se logra una reducción significativa y, además, mediante algoritmos complejos se puede negociar mejor los precios y términos de los proveedores.

3.   Predicción de mantenimiento

Las empresas dependientes de máquinas o tecnologías podrían valerse de la IA para aplicar patrones de mantenimiento predictivo convenientes. Estas pueden examinar datos en tiempo real y prever cuando las máquinas pueden fallar. De tal manera facilitan la programación de sus reparaciones antes de que ocurran averías costosas.

4.   Reducción de errores humanos

La IA para manejar datos complejos y tomar decisiones basadas en análisis precisos brinda a las empresas capacidad de reducir riesgos de errores humanos. En actividades como la contabilidad, la gestión de inventarios e informes financieros, los errores pueden ser costosos. Pero, mediante la IA, con sus procesos automatizados y controlados estos riesgos pueden ser suprimidos.  

5.   Atención automatizada al cliente

Los chatbots y asistentes virtuales basados en IA posibilitan una atención al cliente 24/7 sin personal humano. De esta forma se reducen costos salariales y se vuelven más eficientes las resoluciones de problemas comunes. Los chatbost también pueden redirigir a los clientes hacia un agente humano acorde en caso de considerarlo necesario para mejorar su atención.

IA para la gestión de agendas y reuniones

Un aspecto clave de la IA consiste en la posibilidad de ofrecer valor a las PYMES respecto a la gestión de agendas y reuniones. Esto es algo que hace Darwin AI con dicho tipo de gestión, que podría parecer una tarea insignificante. Pero para empresas con equipos de trabajo reducidos o carentes de departamentos administrativos, esta podría implicar una cantidad significativa de tiempo y recursos.

En ese sentido, la IA facilita organizar calendarios y reuniones mientras reduce fricciones y aumenta la eficiencia operativa.

Asistentes virtuales para planificar reuniones

Herramientas basadas en IA como Darwin AI facilitan a las empresas la automatización y programación de sus reuniones con clientes, empleados y socios.  Este tipo de asistente virtual puede analizar la disponibilidad de los participantes, realizar invitaciones y ajustes de horarios sobre los cambios de última hora.

Así elimina la necesidad de coordinar de forma manual cada detalle vinculado a estos encuentros.

Optimización de agendas

La IA puede perfeccionar agendas diarias de los empleados, dándole prioridad a las tareas y reuniones más significativas basadas en el impacto de resultados del negocio. Algoritmos complejos pueden analizar el tiempo disponible y hasta las actividades programadas para la creación de un plan de trabajo más eficiente. Esto mientras permite a los empleados concentrarse en tareas de mayor valor.

Recordatorio automático y seguimiento de tareas

Es posible enviar recordatorios automáticos previos a reuniones o fechas límites importantes. De esta manera se ayuda a los empleados a mantenerse al día con sus respectivos compromisos.

Además, algunas herramientas pueden hacer seguimiento sobre las acciones pautadas durante reuniones y realizar asignaciones automáticas de tareas a ciertos miembros del equipo. Ello permite aumentar la productividad al reducir costos con AI y asegurar que no se pierdan detalles importantes.

Análisis y reportes post reunión

La IA también es capaz de ayudar después de las reuniones, transcribiendo discusiones y generando resúmenes automáticos, facilitando la revisión de puntos claves y acuerdos. Estas transcripciones pueden compartirse con los participantes para emplearlas como referencia de seguimiento sobre tareas pendientes, favoreciendo la transparencia y eficiencia del equipo.  

Emplea la IA y lleva a tu empresa a un nivel superior

Como has podido apreciar, la IA ayuda a suprimir gastos operativos al automatizar actos repetitivos. También contribuye a tomar decisiones y a realizar análisis predictivos, optimizando procesos claves como la gestión de inventarios, la atención al cliente y el marketing. ¡Así que atrévete a emplearla, moderniza a tu empresa y optimizas su rendimiento productivo!