Cómo capacitar a tus empleados para usar un CRM

 Las plataformas para gestionar clientes, conocidas por sus iniciales CRM, tienen el potencial de marcar la diferencia en las empresas modernas y hasta convertirse en un indicador de innovación. Sin embargo, hay desafíos que superar al momento de llevar la capacitación CRM para empleados.

Si te cuentas entre los interesados en usar esta tecnología en tu empresa porque estás consciente del impacto que puede tener en tu organización, pero te has encontrado con obstáculos en su implementación, en el siguiente artículo veremos cómo aplicar estrategias de capacitación CRM para tus empleados.

La tecnología siempre llega para facilitarnos las cosas y aumentar nuestra productividad. En el caso de los CRM, hablamos de una plataforma capaz de revolucionar el trabajo de tu equipo de ventas. Claro, siempre que se aprenda a utilizar la tecnología; de ahí la importancia de las guías de uso CRM.

Sea que tengas una Pyme o una Startup, esta tecnología es capaz de optimizar tu proceso de ventas en todos sus aspectos. Así que prepárate, porque en el siguiente artículo desglosaremos lo que implica la implementación del CRM con la formación necesaria que deben tener tus empelados. ¡Vamos a verlo!

¿Por qué es importante formar a tus empleados en el uso de los CRM?

Estamos viviendo tiempos de cambio y no precisamente por el cambio climático; estamos viviendo en pleno la Cuarta Revolución Industrial, con la Inteligencia Artificial a la cabeza. En este contexto, están surgiendo herramientas tecnológicas que permiten automatizar las actividades manuales clásicas de toda empresa. 

En el caso de los Customer Relationship Management (CRM), cualquier empresa está en la capacidad de implementarlos. Sin embargo, no resulta tarea fácil, ya que la adopción CRM de las empresas requiere de la adecuada formación de los empleados, lo cual puede ser todo un desafío. 

Mucho del trabajo que realizan los equipos de marketing y ventas, para no decir que “todo el trabajo”, se ve agilizado de forma significativa con el uso del CRM. Trabajar con datos calientes sobre los nuevos leads y el comportamiento de los clientes respecto a tus productos o servicios, trae múltiples beneficios. 

De ahí la importancia de ofrecer cursos CRM a los empleados de tu empresa y de tomarse en serio la formación en el uso de esta tecnología. Si bien su adopción es un desafío y tu empresa sobrevivirá si decides no usarla, implementarlo en tu empresa reflejará más rentabilidad y expansión para tu empresa. 

¿Qué desafíos enfrentan las empresas para entrenar a sus equipos de el uso de un CRM?

Que una empresa implemente un CRM en sus procesos implica un salto importante en la fluidez de sus procesos. No obstante, y a pesar de que existen herramientas de capacitación en CRM probadas, la implementación sigue siendo un desafío. ¿Por qué pasa esto? Veamos. 

• Altos costos. Una cosa es el costo de adquisición del software como tal, y otra el costo de la implementación del CRM en los empleados para que lo integren de forma efectiva en sus flujos diarios de trabajo. La inversión en formación y seguimiento del nuevo conocimiento se convierte en el camino a seguir. 
• Integraciones poco efectivas. Lo que se espera al momento de implementar la nueva tecnología de relación con los clientes, es que se integre armónicamente con las otras plataformas. Cuando las integraciones fallan o no resultan según lo esperado, suele suceder que se abandone la nueva tecnología. 
• Pura resistencia. Este es el clásico desafío que plantea todo lo novedoso. Los profesionales de las empresas están acostumbrados a una manera de hacer las cosas, y lo nuevo siempre genera miedo y resistencia. Por eso, cuando se presenta el desafío de usar una nueva tecnología, los programas de entrenamiento son la respuesta.

¿Cómo implementar un CRM en una empresa?

Ya sabemos que te vas a encontrar con desafíos al momento de implementar un CRM, pero cuando llega el momento de la adopción del nuevo software lo mejor es seguir los pasos fundamentales. Veamos cuál es el primer paso crítico a dar.

Comprender el ciclo de vida de los clientes

Para adoptar exitosamente un CRM en tu empresa es clave que entiendas el ciclo de ventas o las distintas etapas durante las que un lead se convierte en cliente. Este ciclo puede variar en función de cada empresa y su tipo de producto o servicio. Sin embargo, todas comparten pasos. 

El ciclo de ventas comienza desde que los clientes potenciales son generados por diversas acciones de marketing, para que los responsables de ventas den curso a un proceso que, en resumen, sería el siguiente:

• Prospección o captación de leads 
• Establecimiento de contacto
• Definición del lead
• Persuasión del lead
• Lanzamiento de oferta
• Responder objeciones
• Cierre de venta

La clave de identificar las etapas de tu embudo de ventas es que puedas ubicar y generar las métricas que te permitan evaluar el desempeño del equipo en cada etapa. Al tener claras las etapas del ciclo de ventas, podrás adoptar y aprovechar mejor las funcionalidades que te brinda el CRM. 

Más pasos para garantizar una exitosa adopción del CRM en tu empresa

Define los objetivos que siguen tus principales indicadores

Ya sabes cuáles son las necesidades al momento de implementar un CRM, ahora toca analizar los datos y demás detalles que te permitirán sustentar la implementación. Es decir, en esta etapa deberás ejecutar, medir, planear, y volver a ejecutar. 

Adaptación del CRM a tus necesidades

En este punto, las necesidades y prioridades de tu empresa deben estar totalmente claras, ya que la idea es que el CRM optimice los procesos de tu empresa y la haga crecer. A pesar de lo completo que es un CRM, la idea es que lo adaptes a tus necesidades concretas; por ejemplo, con las integraciones correspondientes.

Realiza pruebas antes de la implementación

Una vez realizadas las integraciones con aplicaciones que ya venías usando en tu empresa, y una vez completadas las migraciones que hayan tenido lugar, es el momento de empezar con las pruebas en el entorno del CRM. Verifica si cumple con los requisitos, y procura probar componentes como:

• Migración de datos
• Contactos
• Informes y formularios
• Embudos y su gestión
• Automatizaciones e integraciones

Programas de entrenamiento en CRM para tus empleados

Los programas de entrenamiento para la implementación exitosa de tu CRM serán otra de las claves transversales del proceso. En esta parte, involucrar, preparar y escuchar a tus empleados será de vital importancia. Existen algunos roles a desempeñar durante la implementación. 

• El rol del defensor. Serán los responsables de comunicar la importancia del CRM al equipo. La idea es que estén entrenados para educar a los empleados en las ventajas que ofrece la herramienta y todas las posibilidades que ofrece. 
• Especialista en migración. Este es el responsable de llevar a cabo una migración efectiva y exitosa de los datos a la nueva plataforma. Lo ideal es que ambos roles trabajen conjuntamente para la superación de los desafíos habituales que conlleva la implementación de un CRM. 

En este punto, ya estarás en plena implementación del software y todos sus componentes. Y como has involucrado a tu equipo desde el principio y te has preocupado por su formación, los obstáculos que puedan surgir serán superados con mayor facilidad. 

Mejora la implementación del CRM incorporando el poder de la IA

Si bien un CRM ya implica una aceleración y optimización del trabajo de tu equipo de ventas, al momento de la implementación puedes contar también con el poder de la Inteligencia Artificial Darwin para completar los datos del CRM y disfrutar de integraciones automáticas con CRMs conocidos como, Zoho, Salesforce y Hubspot.

La opción de combinar todo el poder de un CRM con la inteligencia artificial puede potenciar, e incluso motivar, la adopción y la implementación exitosa del nuevo software en tu compañía; recuerda que también puede llevar la interacción con los clientes a otro nivel de eficiencia. 

Como has visto, uno de los aspectos que obstaculiza la implementación de los CRM son las fallas que se presentan al momento de las integraciones. Y con la ayuda de la IA puedes automatizar también el proceso de integraciones. Es decir, estamos hablando de un CRM con súper poderes.

CRM con IA, una combinación poderosa

De esta manera, al combinar tu Costumer Relationship Management con las bondades de la IA Darwin, estarás facilitando la implementación de lo más avanzado en tecnología de interacción con clientes, y en general estarás potenciando todo el proceso de ventas en tu empresa. 

Recuerda que una cosa es interactuar con tus posibles clientes siguiendo tu intuición o algunos escasos datos, y otra muy diferente hacerlo después de recibir los resultados de los exhaustivos análisis realizados por tu CRM potenciado por herramientas de IA. Con esta combinación, te destacarás:

• Analizando ventas. Al identificar rápidamente los patrones que han llevado a las ventas efectivas, será cuestión de replicar los procesos, y hasta podrás  mejorarlos.
• Analizando interacciones. No solo se trata de interacción sino de análisis de esas interacciones para optimizar la conversación y encontrar nuevas posibilidades de hacer negocios. 

Con esta tecnología puedes anticiparte a las necesidades y deseos de tus clientes potenciales y actuales, maravillarte con la información que puede proveerte en tiempo real y automatizar muchas de tus tareas; es el sueño tecnológico hecho realidad.

Pasa al siguiente nivel combinando tu CRM con IA

Ya lo has visto: usar esta tecnología y sumarle los poderes de la IA es como combinar magia con esteroides. Sin embargo, el proceso de impulsar un proceso de onboarding CRM con los empleados es clave para una adopción efectiva de la tecnología por parte de la empresa. 

¿Listo para subirte a la ola de la nueva era tecnológica? Todo cambio implica desafíos y la superación de obstáculos, y en este caso bien vale hacer los esfuerzos que sean necesarios para que lleves a tu empresa y la relación con tus clientes a un nivel superior de eficiencia y calidad.